Die digitale Gästemappe für Ferienwohnungen – warum sie unverzichtbar ist und wie du deine Gäste begeisterst

Stell dir vor, deine Gäste kommen voller Vorfreude in deiner Ferienwohnung an. Die Koffer stehen noch im Flur, der Blick geht raus aufs Meer (oder in die Berge, je nachdem 😉) und es ist das eine oder andere “Hach” zu hören … genau jetzt in diesem Moment beginnt der Urlaub. Es gibt keine mühselige Sucherei nach Infos, kein „Wie war das nochmal mit dem WLAN?“.

Denn: Alles, was sie wissen müssen, haben sie bereits. Es steht schon in deiner digitalen Gästemappe. So können sie vom ersten Moment an im Urlaub ankommen, den Alltag hinter sich lassen und abschalten. Und du? Du hast auch was davon: weniger Fragen auf dem Handy. Ein echtes Win-win, oder?

Wenn du schon eine liebevoll gestaltete Gästemappe in deiner Ferienwohnung liegen hast – mit hübschem Design, klaren Infos und deinen persönlichen Tipps – dann: Kudos an dich, das ist großartig! Ich bin ein Riesenfan davon. Sie ist charmant und ist perfekt zum gemütlichen Schmökern auf der Couch oder im Strandkorb auf der Terrasse.

Aber (und hier kommt dein kleines digitales Upgrade 😉): Was wäre, wenn du genau dieses Konzept jetzt noch bequemer, moderner und für deine Gäste jederzeit verfügbar machen könntest – direkt aufs Smartphone, Tablet oder Laptop?

Die digitale Gästemappe ist keine Konkurrenz zu deiner klassischen Mappe, sondern ihre perfekte Ergänzung.
Sie erweitert dein bestehendes Konzept um eine mobile, interaktive Variante, die du blitzschnell aktualisieren kannst – und deine Gäste haben alle wichtigen Infos schon vor der Anreise in der Tasche. So können deine Gäste schon in den Urlaubsmodus gleiten, während du in Ruhe den Check-in vorbereitest.

In diesem Artikel zeige ich dir:

• was eine digitale Gästemappe genau ist,
  
• warum sie deine Printversion wunderbar ergänzt,
  
• welche Inhalte hineingehören,
  
• welche Tools sich eignen und
  
• wie du sie Schritt für Schritt umsetzt – ganz ohne Technikfrust.
  

Kurz gesagt: Alles, was du wissen musst, um deine Gäste zu begeistern und dir das Gastgeberleben um einiges leichter zu machen.

Was ist eine digitale Gästemappe?

Man könnte sagen, die digitale Gästemappe ist die moderne Schwester deiner klassischen Mappe – smart, flexibel und immer aktuell. Statt einem gedruckten Ordner auf dem Tisch rufen deine Gäste alle wichtigen Infos ganz einfach online über ihr Smartphone ab: über einen QR-Code oder einen Link.

Typische Formen digitaler Gästemappen

• Eine mobile Website, die du mit einem QR-Code verlinkst.
• Eine App, über die deine Gäste alles abrufen können.
• Oder ein digitales, interaktives PDF, das du vorab per E-Mail verschickst.

Egal in welcher Form – sie ist die perfekte Ergänzung zu deiner Printversion.
Während die klassische Gästemappe charmant und persönlich wirkt, sorgt die digitale Variante dafür, dass deine Gäste alle Infos sofort und überall parat haben.

Extra-Tipp

Wenn du sowohl den persönlichen Charme der Printversion als auch die Bequemlichkeit der digitalen Variante nutzen möchtest – ich hab genau das Richtige: eine Canva-Gästemappenvorlage zum Ausdrucken und eine mobile Version mit interaktiven Links. Hier kannst du dir die Gästemappenvorlage anschauen.

Warum ist eine digitale Gästemappe für Gastgeber so wichtig?

Hand aufs Herz: Wie oft hast du schon dieselben Fragen beantwortet? „Wie funktioniert die Heizung?“ „Wo ist die nächste Bäckerei?“ „Wann müssen wir auschecken?“

Mit einer digitalen Gästemappe ersparst du dir das ständige Wiederholen. Aber nicht nur das: Die digitale Gästemappe ist viel mehr als nur eine reine Sammlung von Informationen, sondern die Erweiterung deines Servicegedankens.  Sie nimmt dir Arbeit ab, verbessert das Gästeerlebnis und zeigt, dass du mit der Zeit gehst.

Hier sind die größten Vorteile im Überblick:

Immer aktuell ohne großen Aufwand

Änderungen bei Öffnungszeiten, Telefonnummern, WLAN-Passwort oder eine neue Restaurantempfehlung? Alles lässt sich mit wenigen Klicks anpassen.

Weniger Rückfragen, mehr Ruhe

„Wie funktioniert die Kaffeemaschine?“, oder… Ach egal, du weißt, was ich meine. Wichtig ist: Das erledigt jetzt deine digitale Gästemappe. Du sparst Zeit und Nerven, während deine Gäste sich bestens informiert fühlen. Ein spontaner Gedanke während eines Ausflugs, einen Tisch in dem tollen Restaurant zu reservieren, das du empfohlen hast, geht jetzt easy-peasy von unterwegs. 

Besserer Service

Eine gut gestaltete digitale Gästemappe macht deinen Aufenthalt professioneller, moderner und entspannter. Und das Allerbeste: ganz ohne Mehraufwand.

Dein Vorsprung

Noch längst nicht alle Gastgeber nutzen in ihrer Ferienwohnung eine Gästemappe und drucken einfach weiße Zettel aus. Wenn du’s tust, hebst du dich positiv ab, denn du zeigst, dass du im Sinne des Gastes mitdenkst. Und das sorgt auf ganzer Linie für Daumen hoch.

Für wen lohnt sich eine digitale Gästemappe besonders?

Egal ob du eine einzelne Ferienwohnung betreibst oder mehrere Objekte managst – die digitale Gästemappe ist für alle Gastgeber*innen eine sinnvolle Ergänzung.

Einzelvermieter

Du hast 1–2 Unterkünfte und kennst die typischen Gästefragen auswendig?
Mit einer digitalen Gästemappe beantwortest du sie automatisch – und sparst dir viele kleine E-Mails oder Nachrichten.

Internationale Gäste

Viele Tools unterstützen Mehrsprachigkeit. Damit fühlen sich auch internationale Gäste direkt willkommen.

Gastgeber mit Zusatzangeboten

Ob Frühstücksservice, Fahrräder oder Ausflüge: in deiner digitalen Gästemappe kannst du diese Angebote charmant einbinden, ohne aufdringlich zu wirken. Das steigert deinen Umsatz ganz nebenbei.

Welche Inhalte gehören unbedingt in eine digitale Gästemappe?

Damit deine digitale Gästemappe wirklich zum Lieblingshelfer deiner Gäste wird, sollte sie strukturiert, übersichtlich und mit Liebe gestaltet sein.
Hier findest du die wichtigsten Inhalte, die auf keinen Fall fehlen dürfen. Und anschließend zeige ich dir, wie du sie am schönsten präsentierst.

Praktische Infos zur Unterkunft

• WLAN-Zugangsdaten
• Check-in- und Check-out-Zeiten
• Parkmöglichkeiten (inkl. Karten oder Wegbeschreibungen)
• Bedienungsanleitungen für Geräte (z. B. Kaffeemaschine, TV, Heizung)
• Hausregeln (kurz, freundlich und klar formuliert)

Tipps für die Umgebung

• Restaurant-Empfehlungen (gerne mit persönlichen Kommentaren)
• Ausflugsziele & Sehenswürdigkeiten
• Freizeitangebote wie Wandern, Radfahren, Schwimmen
• Supermärkte & Bäckereien in der Nähe

Sicherheit & Notfallkontakte

• Notrufnummern (Polizei, Feuerwehr, Rettungsdienst)
• Ärzte & Apotheken in der Umgebung
• Nächste Klinik oder Krankenhaus

Zusätzliche Services & Upsells

• Angebote wie Fahrrad- oder E-Bike-Verleih
• Brötchen- oder Frühstücksservice
• Geführte Touren oder Erlebnisse
• Kooperationen mit lokalen Anbietern (z. B. Spa, Restaurant-Gutscheine)

Extras für internationale Gäste

• Wichtige Infos in mehreren Sprachen anbieten
• Tipps zur öffentlichen Anreise (Bus, Bahn, Taxi)
• Kulturelle Besonderheiten (z. B. Öffnungszeiten, Zahlungsmethoden)

Bonus-Tipp:
Wenn du Gäste zur Direktbuchung motivieren möchtest, füge einfach einen kleinen Gutscheincode für die nächste Buchung in deine Gästemappe ein. So hast du gleich ein sympathisches Wiedersehensangebot parat.

Und biete deinen Gästen die Möglichkeit, dir direkt eine Bewertung zu geben, indem du dein Google Unternehmensprofil verlinkst.

Wie gestalte ich eine Gästemappe – digital oder gedruckt?

Egal ob digital oder klassisch zum Blättern: eine gute Gästemappe lebt davon, dass sie übersichtlich, liebevoll gestaltet und wirklich hilfreich ist.
Es geht nicht darum, möglichst viele Informationen unterzubringen, sondern die richtigen Inhalte schön verpackt zu präsentieren.

Hier ein paar Gestaltungs-Tipps, die sowohl für deine Print-Gästemappe als auch für die digitale Version funktionieren:

1. Einheitliches Design

Nutze dein Branding – Logo, Farben, Schriften – so wirkt alles professionell, wiedererkennbar und „aus einem Guss“.

Extra-Tipp: Wenn du bereits meine Canva-Vorlage nutzt, kannst du das Design ganz leicht als Grundlage für deine digitale Gästemappe übernehmen. So bleibt dein Stil konsistent – online wie offline.

2. Klare Struktur

Gliedere deine Gästemappe logisch – am besten so, wie Gäste denken:

1. Ankommen (Check-in, WLAN, Parken)

2. Wohnen (Hausregeln, Geräte, Mülltrennung)

3. Erleben (Tipps, Ausflüge, Essen gehen)

4. Abreisen (Check-out, Feedback, Kontakt)

Je intuitiver die Gästemappe aufgebaut ist, desto lieber wird sie genutzt.

3. Persönliche Ansprache

Schreib so, wie du sprichst. Freundlich, direkt und mit deiner typischen Prise Herzlichkeit.
Das schafft Nähe und macht deine Gästemappe lebendig.

4. Bilder & Icons

Ein paar stimmungsvolle Fotos oder Icons machen das Lesen angenehmer und helfen Gästen, sich schneller zu orientieren.
Wichtig: lieber gezielt einsetzen als überladen.

5. Balance zwischen Print & Digital

Deine gedruckte Gästemappe bleibt dein hübscher Eyecatcher in deiner Ferienunterkunft. Die digitale Version ergänzt sie perfekt, ist praktisch für unterwegs und immer griffbereit. Gemeinsam sorgen sie dafür, dass sich deine Gäste informiert, willkommen und rundum wohl fühlen.

Wenn du diese Tipps beachtest, wird deine Gästemappe nicht nur schön, sondern auch richtig nützlich – ganz egal, ob sie in Papierform oder digital auf dem Smartphone glänzt.

Wie funktioniert eine digitale Gästemappe in der Praxis?

Aber nu mal Butter bei die Fische. In der Theorie klingt das ja alles ganz fein, aber wie sieht der Einsatz einer digitalen Gästemappe im Alltag nun wirklich aus? Die Antwort: es ist einfacher, als viele annehmen. Die digitale Gästemappe ergänzt deine Printversion perfekt. Sie ist sozusagen die mobile Schwester, die deine Gäste überall hin begleitet.

Zunächst erstellst du deine Gästemappe, z. B. mit meinem absoluten Lieblings-Tool Canva.

Zugang für Gäste

• In der Regel erhält der Gast den Link oder QR-Code zur Gästemappe bereits vor der Anreise, z. B. in der Buchungsbestätigung oder in einer E-Mail ein paar Tage vor dem Check-in.
• Darüber hinaus platzierst du den QR-Code gut sichtbar in der Unterkunft (z. B. auf einem Aufsteller, an der Tür oder im Willkommensbrief).
• Deine Gäste müssen keine neue App auf ihr Smartphone installieren: Ein Klick genügt, und alle Infos sind sofort aufrufbar.

Nutzung während des Aufenthalts

• Deine Gäste haben die Gästemappe immer dabei, ob im Apartment, unterwegs oder beim Restaurantbesuch. Wo das Smartphone ist, da ist auch die Gästemappe 😉
• Sie können schnell nachsehen, wie die Mülltrennung funktioniert, wo die nächste Apotheke ist oder welche Geheimtipps du in der Umgebung empfiehlst.
• Dank mobil optimierter Darstellung ist die Bedienung auf jedem Smartphone kinderleicht und kommt einer App gleich.

Aktualisierung durch den Gastgeber

• Du kannst die Inhalte jederzeit anpassen – egal, ob es um ein geändertes WLAN-Passwort, neue Ausflugstipps oder ein neues Restaurant geht.

Design & Individualität

• Nutze dein Branding: Farben, Logo, Bilder.
• So wird deine Gästemappe zu einem Teil deiner Markenidentität und unterstreicht dein professionelles Auftreten als Gastgeber.

Welche Tools und Lösungen gibt es für digitale Gästemappen?

Je nach Budget und Anspruch hast du mehrere Optionen:

• Canva oder Baukastensystem: günstig, schön und du hast dich schnell eingefuchst. Erst recht, wenn du Canva regelmäßig nutzt. Dann ist das ein Klacks!
• Anbieter-Apps: Fertige Lösungen, die du nur noch mit deinen Inhalten füllst – komfortabel, aber meist kostenpflichtig.
• PMS-Integration: Wenn du ein Verwaltungssystem nutzt, prüfe, ob es eine Gästemappen-Funktion gibt.

Wie verbessert eine digitale Gästemappe deine Gästekommunikation?

Die Gästemappe ist dein stiller Kommunikationsprofi. Quasi dein Ass im Ärmel. Sie entlastet dich, ohne deine persönliche Note zu ersetzen. Die steckt ja unweigerlich in deiner persönlichen Gästemappe!

Vor der Anreise

Schick deinen Gästen einfach den Link. Kein E-Mail-Ping-Pong mehr. Nur noch deine professionelle E-Mail-Serie zwischen Buchung und Aufenthalt 

Während des Aufenthalts

Alle Infos sind griffbereit. Deine Gäste fühlen sich betreut, auch wenn du gerade nicht erreichbar bist.

Nach dem Aufenthalt

Ergänze einen kleinen Dank und Feedback-Link – das bleibt in Erinnerung.

Häufige Fehler – und wie du sie vermeidest

• Zu viele Infos: Lieber kompakt und klar und Platz zum Atmen für deine Infos.
• Unübersichtliches Design: Weniger ist mehr.
• Veraltete Inhalte: Regelmäßig aktualisieren.
• Kein Hinweis: Gäste aktiv auf die Mappe aufmerksam machen.
• Kein persönlicher Ton: Deine Worte machen’s besonders – nicht die Technik.

Schritt-für-Schritt: So richtest du deine digitale Gästemappe ein

1. Struktur planen: Welche Themen brauchst du?
2. Texte & Bilder vorbereiten: Kurz, klar, sympathisch.
3. Tool wählen: App, PMS oder Vorlage – du entscheidest.
4. Inhalte einpflegen: Saubere Struktur, gute Lesbarkeit.
5. QR-Code platzieren: In der Unterkunft und in der Vorab-Mail.
6. Testlauf starten: Mit Freund*innen oder Gästen ausprobieren.
7. Pflegen & lieben: Regelmäßig prüfen, anpassen, erweitern.

Fazit: Print & digital – das Dreamteam für Gastgeber*innen

Die digitale Gästemappe ist nicht die Konkurrenz deiner Printversion – sie ist ihr perfekter Partner. ❤️ Sie macht Schluss mit Wiederholungsfragen, hält alles aktuell und sorgt für dieses gute Gefühl, wenn Gäste sagen: „Ach, das war ja praktisch!“

Deine gedruckte Mappe bleibt das persönliche Herzstück deiner Unterkunft – sie strahlt Wertigkeit, Persönlichkeit und Stil aus.
Die digitale Variante sorgt dafür, dass Gäste alle Infos jederzeit dabei haben – modern, mobil und mühelos aktuell.

Gemeinsam bilden sie das perfekte Duo:
Papier & Pixel. Stil & Technik. Gastfreundschaft & Komfort.

Und das Beste? Du musst dich nicht entscheiden. Behalte deine liebevoll gestaltete Mappe zum Anfassen und ergänze sie um die digitale Variante. So kombinierst du das Beste aus beiden Welten.

Wenn du gleich loslegen willst, schau dir meine Canva-Gästemappenvorlage an – sie ist druckfertig und digital nutzbar, inklusive interaktiver Links.
Hier geht’s zur Gästemappe.