Von A bis Z: Das große Gästemappen-Glossar für perfekte Gastgeber

Eine Gästemappe ist so viel mehr als nur ein zerknittertes Infoblatt mit WLAN-Daten und Kaffeeflecken drauf 🙈. Sie ist dein Willkommensgruß an deine geschätzten Gäste, entweder in Papierform oder ganz praktisch auf dem Smartphone. Dein kleiner Concierge, wenn du so willst. Vor allem aber ist eine Gästemappe dein Ruhepol zwischen „Wie funktioniert der Herd?“ und „Erzähl’ doch mal: Wo gibt’s hier die besten (Fisch)Brötchen?“.

Oder du verstehst sie so: Deine Gästemappe ist das, was deinen Gästen hilft, auf dem schnellsten Weg in den Urlaubsmodus zu kommen, wenn du selbst gerade nicht da bist. All dein Wissen über deine Ferienunterkunft und die Umgebung bündelst du in der Gästemappe. Sie beantwortet also Fragen, bevor sie entstehen, und sorgt dafür, dass deine Gäste voller Vorfreude ankommen, durchatmen und sich sofort zurechtfinden.

Dieses Glossar ist dein roter Faden durch die Welt der Gästemappe. Du findest hier praktische, liebevoll erklärte Begriffe, die dir helfen, deine eigene Mappe mit Herz, Struktur und Persönlichkeit zu füllen. Also, dann lass uns mal loslegen 💪🏻.

Von Anreise bis Zusatzleistungen – alles, was deine Gästemappe zu einem echten Erlebnis macht.

Gästemappe

Neben deiner Unterkunft selbst ist sie das Herzstück deines Gästeerlebnisses.
Sie bündelt alles, was wichtig ist – von der Anreise bis zum Check-out – und deine Gäste denken: “Mega! Hier hat sich jemand Gedanken gemacht.” (mit gedanklichem Schulterklopfer für die gute Unterkunftswahl inklusive.)

Mein Tipp: Mach deine Gästemappe so persönlich, wie du deine Gäste begrüßen würdest. Schreib in deiner Sprache, füge kleine Notizen ein oder verpacke deine Infos in Anekdoten. Statt aus einem staubigen Brockhaus, wird so aus deinem Willkommensbuch ein echtes Stück Gastfreundschaft.

Digitale Gästemappe

Die moderne Schwester der klassischen Mappe. Nie verknittert, immer aktuell, immer dabei. Ob als PDF, mobile Website oder App: Sie begleitet deine Gäste auf dem Smartphone, beim Frühstück, unterwegs oder im Café.

Der größte Vorteil? Du kannst Inhalte jederzeit anpassen. Keine Druckkosten, kein Zettelchaos, keine „Ups, das Restaurant gibt’s gar nicht mehr“-Momente.

Charmant umgesetzt: Verwende beide Versionen und verknüpfe deine Printversion mit einem QR-Code, der direkt zur digitalen Variante führt. So bleibt deine Gästemappe flexibel und deine Gäste fühlen sich bei dir bestens aufgehoben und betreut.

Willkommensseite

Die Willkommensseite ist der Türöffner ins Herz deiner Gäste. Sie entscheidet, ob deine Gäste beim ersten Scrollen denken: „Oh wow, wie schön ist das denn aufbereitet!“ oder ob ihnen eher ein “naja, ganz nett” durch den Kopf geht.

Wichtig ist: Es geht hier nicht um Perfektion, sondern um Persönlichkeit. Schreibe nicht wie bei einem Schulaufsatz, sondern wie du’s auch persönlich vor Ort beim Check-in sagen würdest. Etwa so: „Schön, dass du da bist! Mach’s dir gemütlich, genieß die Zeit und fühl dich wie zu Hause. Und wenn irgendwas nicht so läuft, wie’s soll – sag einfach Bescheid. Wir kriegen das hin.“

Ein authentischer Einstieg wie dieser schafft sofort Nähe. Und genau darum geht’s: Deine Gäste sollen spüren, dass du dich wirklich freust, sie in deiner Fewo zu haben. Ein Einstieg wie auf einem trockenen Formular, das einfach nur Informationen auflistet, lässt den Funken nun mal einfach nicht rüberspringen. Schließlich bist du ja genau deswegen Gastgeber geworden. Weil du es liebst, Gäste zu haben.

Am schönsten rundet deine Willkommensseite ein Foto von dir ab. Gerade in der Ferienvermietung buchen Menschen bei Menschen, und nichts transportiert mehr Vertrauen als ein ehrliches Lächeln.

Kleiner Extra-Tipp: Wenn du eine digitale Gästemappe hast, kannst du hier direkt ein kurzes Willkommensvideo einbinden. Damit meine ich nicht ein Hochglanz-Dreh, sondern einfach von dir mit deinem Handy als kurzer Gruß aus der Unterkunft. Das schafft sofort Sympathie und bleibt positiv im Kopf.

Check-In/Check-Out

Dieser Teil interessiert deine Gäste am allermeisten (neben dem WLAN-Passwort 😉). Hier erklärst du alles zum Zugang zur Ferienwohnung. Also alles rund um:

• die Ankunft und Abreise, wie, ab wann sie in die Unterkunft dürfen, 
• bis wann sie die Fewo am Abreisetag wieder verlassen haben müssen, 
• wo sie den Schlüssel finden und 
• wieder verstauen sollen, bzw. 
• den Schlüsselcode und 
• über alle weiteren Abläufe.

Extra-Tipp: Klinge dabei freundlich und einladend:

„Dein Apartment ist ab 15 Uhr für dich bereit. Je nach Verfügbarkeit ist eine frühere Anreise nach Absprache möglich.“ Dazu aber an anderer Stelle mehr.

Hausordnung

Ja, ich weiß: Das Wort allein löst bei manchen vielleicht aus eigener Erfahrung schon ein nervöses Augenzucken aus, ist aber nötig, damit keiner über die Stränge schlägt und du als Vermieter, deine Nachbarn oder nachfolgende Gäste nicht darunter leiden müssen.
Allerdings muss eine Hausordnung nicht wie ein Strafzettel klingen (Else Kling lässt mit hocherhobenen Zeigefinger grüßen). Im Gegenteil: Wenn du sie nett und aufgeschlossen formulierst, zeigt sie, dass du klare Regeln hast, aber trotzdem menschlich bleibst.

Statt starrer Listen verwende  lieber kurze Erklärungen:

„Bitte keine Partys. Unsere Nachbarn lieben ihre Ruhe genauso wie du deinen Schlaf.“

Oder:

„Falls du rauchst, bitte nur draußen. Dann riecht’s drinnen auch für die nächsten Gäste noch nach Urlaub.“

So verstehen deine Gäste, warum etwas wichtig ist und halten sich viel eher daran.

Wenn du noch tiefer ins Thema eintauchen möchtest, findest du in meinem Artikel „Die digitale Gästemappe – warum sie unverzichtbar ist und wie du Gäste begeisterst“ viele weitere Tipps und Beispiele aus der Praxis.

Umgebungstipps

Bei den Umgebungstipps kannst du mit deinen Insider-Tipps so richtig glänzen und aus den Vollen schöpfen. Denn keiner kennt deine Region so gut wie du. Und deine Tipps werten den Urlaub deiner Gäste richtig auf. Sie entscheiden darüber, ob sie nie wieder in deine Region kommen (weil ja nichts los war) oder ob sie unbedingt nochmal wiederkommen müssen, weil sie noch nicht alle deine tollen Tipps abgehakt haben. Hier geht es also um deine Empfehlungen für Restaurants, Sehenswürdigkeiten und Ausflüge. Die sind wirklich Gold wert!

Wenn du dich absetzen möchtest, kannst du deine Empfehlungen in kleine Geschichten verpacken: „Mein Lieblingskaffee? Der kleine Laden mit den Tassen in Regenbogenfarben – da gibt’s den besten Zitronenkuchen weit und breit. Unbedingt probieren! “ Oder „Wenn du Lust auf Meerblick hast, fahr abends zum alten Leuchtturm. Da ist’s ruhig, und der Sonnenuntergang ist jedes Mal ein kleines Spektakel.“ 

Kleiner Nebeneffekt mit großer Wirkung: Deine Umgebungstipps sind das, was Gäste später in ihren Bewertungen erwähnen. „Die Wohnung war großartig – aber das Café, das uns die Gastgeberin empfohlen hat, war das Highlight!“

So fühlen Gäste, dass dir ein gelungener Aufenthalt wirklich am Herzen liegt.

Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit ist längst kein Trendthema mehr, sondern Teil eines modernen Gastgeber-Alltags. Immer mehr Reisende wie auch Gastgeber legen Wert auf einen bewussten Umgang mit Ressourcen. Und das ist großartig, denn du kannst damit nicht nur deinen Gästen zeigen, wie sie nachhaltiger reisen können, sondern auch, was dir wichtig ist.

In deiner Gästemappe ist der Punkt “Nachhaltigkeit” also viel mehr als nur ein Hinweis auf Mülltrennung oder Stromsparen. Sie ist deine Chance, deine Werte sichtbar zu machen und sie in deinen Alltag einzubinden, ohne dabei mit erhobenen Zeigefinger herumzulaufen.

Zum Beispiel so:

„Hilf uns, unsere Region zu bewahren. Auch kleine Taten haben eine große Wirkung. Wenn du magst, trenne den Müll, schalte das Licht aus, wenn du gehst, und nutze die Radwege statt dem Auto. So bleibt unsere Lieblingsregion so schön, wie sie ist.“

So sprichst du das Thema positiv und einladend an. Kein Moralappell, sondern ein ehrlicher Wunsch, den deine Gäste gern unterstützen. I like!

WLAN-Zugang

Kommen wir zum wohl wichtigsten Punkt, neben dem Check-In-Prozedere. Denn kaum sind deine Gäste angekommen, stellt sich direkt die erste Frage: „Wie lautet der WLAN-Zugang?“
Egal ob digital oder gedruckt: Mach’s deinen Gästen leicht, ihn zu finden, und formuliere ihn charmant, statt technisch:

„Unser WLAN heißt GästeLiebe – Passwort: Willkommen2025. Wenn’s mal hakt: einfach kurz Bescheid sagen, wir helfen gern.“

Freizeitangebote

Freizeitangebote sind das Herz deiner Gästemappe, wenn’s darum geht, echte Erlebnisse zu schaffen. Sie zeigen, dass du deine Region liebst und gern mit deinen Gästen teilst. Und das merken deine Gäste sofort.

Statt eine endlose Liste von Sehenswürdigkeiten aufzuzählen, sortiere lieber nach Stimmung oder Interesse:
„Für kleine Entdecker“, „Für Regentage“, “Urlaub mit Fellnase” oder „Für Genießer“.

Und verpacke deine Tipps lebendig. So zum Beispiel:

„Wenn du Lust auf Meerluft hast, fahr zum alten Leuchtturm. Dort weht der Wind ein bisschen kräftiger, aber du wirst mit einem unbezahlbaren Sonnenuntergang belohnt.“

So fühlen sich Gäste, als hätten sie schon einen Fuß in den Sand gesetzt. Das ist taktvoll, hilfreich und authentisch.

Corporate Design

Eine Gästemappe ist nicht nur ein Infoheft, sie ist auch Teil deines Markenauftritts.
Wenn deine Gästemappe im selben Stil gestaltet ist wie deine Website, also mit den gleichen Farben, Schriften, Logo, Tonalität, dann erkennen deine Gäste auf den ersten Blick: Hier ist alles aus einem Guss.

Das stärkt dein professionelles Auftreten und schafft Vertrauen. Deine Gäste spüren: Diese Gastgeberin hat nicht nur eine schöne Unterkunft, sie lebt ihre Gastfreundschaft bis ins kleinste Detail.

QR-Code

QR-Codes sind das kleine Schwarze deiner Gästemappe. Klein, unauffällig, aber unheimlich praktisch und funktional! Sie verbinden deine gedruckte Mappe mit digitalen Inhalten: Wegbeschreibungen, Videos, Buchungslinks, Zusatzinfos oder zu deinem Google Unternehmensprofil für die Bewertung.

Kleiner Tipp: Auch QR-Codes können mittlerweile ganz leicht, z. B. in Canva, mit deinem Logo und deinen Markenfarben erstellt werden. Und das sind so diese kleinen Feinheiten, die mein Marketing-Herz hüpfen lassen. 

Großer Tipp: Teste regelmäßig, ob sie noch funktionieren.

Online-Link

Es ist für deine Gäste super praktisch, wenn du z. B. deine Restaurantempfehlungen  in der mobilen Gästemappe verlinkst. So können sie direkt drauftippen und sich die Speisekarte anschauen oder einen Tisch reservieren. Gleiches gilt für Freizeitparks etc. Hier können sie sich einen Überblick über deinen Tipp verschaffen und ganz einfach Tickets online kaufen.

Aber genauso wie beim QR-Code ist die Aktualität der Links oberstes Gebot. ☝🏻

Interaktive Elemente

Wenn du eine digitale Gästemappe nutzt, bau ruhig kleine interaktive Elemente ein wie Buttons, Karten oder Buchungslinks für Zusatzleistungen. Das erleichtert zum einen die Bedienbarkeit und reduziert zum anderen Rückfragen. Und es wirkt serviceorientiert, ohne aufdringlich zu sein.

Dabei gilt auch hier: Teste regelmäßig. Ein toter Link ist wie das letzte Fischbrötchen, dass dir von der Person vor dir in der Schlange vor der Nase weggeschnappt wird: der Appetit ist groß, die Enttäuschung ist größer. 🤷🏻‍♀️

Aktualisierung

Das Thema ist so wichtig, dass ich ihm noch mal einen eigenen Punkt widme. Denn du möchtest deinen Gästen ja nicht stolz deine Gästemappe präsentieren damit sich dann, wenn sie sich es gerade gemütlich gemacht haben und richtig Lust zum Schmökern haben,  ein Runzeln auf ihrer Stirn breit macht, weil ein vorgeschlagenes Restaurant zu gemacht hat oder es eine verlinkte Seite einfach nicht mehr gibt.

Daher lautet mein Tipp für dich: Plane feste Zeitpunkte, an denen du deine Gästemappe durchgehst. Am besten bevor die Saison wieder losgeht. Tausche Fotos aus, korrigiere deine Angaben oder füge neue hinzu, vielleicht hast du ein geändertes WLAN-Passwort. All das sorgt für ein Lächeln bei deinen Gästen.

Gästeerlebnis

Deine Gästemappe ist Teil des Gästeerlebnisses. Sie ist die Go-To Source während ihres Aufenthalts, um die beste Zeit des Jahres mit tollen Erlebnissen zu füllen. Genauso, wie du die Ferienwohnung mit viel Herz und Leidenschaft eingerichtet hast, damit es deinen Gästen an nichts fehlt, ist deine Gästemappe auch nicht nur als Deko zu betrachten. Mit einer gelungenen, informativen Gästemappe rundest du ihren Aufenthalt also ab. Darüber inaus setzt du dich als großartiger Gastgeber ab und bleibst in Erinnerung.

Und das ist auch dein Trumpf im Blatt, wenn du nicht nur als irgendeine Ferienwohnung, die man auf einem Buchungsportal buchen kann, auftreten möchtest, sondern professionell und vertrauensvoll.

Upselling

Ich gebe es zu: “Upselling” klingt erstmal nach irgendeinem fancy Marketing-Begriff, doch meiner Meinung nach ist es in der Welt der Ferienvermietung einfach ein Synonym für gute Gastfreundschaft. Du hilfst deinen Gästen, ihren Aufenthalt noch schöner, entspannter oder individueller zu gestalten und steigerst nebenbei damit deine Einnahmen.

Hier ein paar Ideen, die du in deiner Gästemappe charmant platzieren kannst:

• Frühstücksservice oder Brötchenlieferung – weil frische Brötchen am Morgen einfach dazugehören.
• Später Check-out – perfekt für Gäste, die den letzten Urlaubstag gern gemütlich angehen.
• Fahrrad- oder E-Bike-Verleih für kleine Entdeckungstouren.
• Geführte Wanderung oder Stadtführung mit echten Insider-Tipps.
• Sauna- oder Whirlpool-Zeitfenster für die Extraportion Entspannung.
• Kooperation mit einem lokalen Spa oder einer mobilen Massage.
• Weinverkostung oder kulinarische Tour mit regionalem Bezug.
• Grillpaket oder Kochbox für einen gemütlichen Abend in der Ferienwohnung.

Kleiner Tipp: Formuliere deine Angebote immer so, dass sie nach Einladung klingen und nicht nach Verkauf.  Zum Beispiel:

„Wenn du Lust auf etwas Besonderes hast, wirf mal einen Blick in unsere Extras. Vielleicht ist genau das, was du gerade brauchst, für dich dabei.“

So fühlt sich Upselling wie das an, was es eigentlich ist: eine liebevolle Geste, den Aufenthalt deiner Gäste noch schöner zu machen.

Kundenbindung

Kundenbindung ist das unsichtbare Extra, das über den Aufenthalt hinauswirkt. Denn das Geheimnis erfolgreicher Ferienvermietung und eigentliches Ziel ist nicht nur, dass deine Gäste kommen, sondern dass sie wiederkommen (und direkt buchen).

Deine Gästemappe ist der perfekte Ort, um diesen Gedanken ganz natürlich einfließen zu lassen. Zum Beispiel mit einem kleinen Bonus oder einer liebevollen Erinnerung ans Wiedersehen:

„Wenn du uns bald wieder besuchen möchtest, schau mal in unsere Direktbuchungsangebote. Dort wartet ein kleines Dankeschön auf dich, wenn du deinen nächsten Aufenthalt direkt bei uns buchst.“

Oder du gehst einen Schritt weiter und integrierst einen Gutscheincode in deiner digitalen Gästemappe. Das ist dezent, aber wirkungsvoll, denn es fühlt sich nach Wertschätzung an, nicht nach Werbung.

Auch Empfehlungen kannst du hier charmant unterbringen:

„Wenn dir dein Aufenthalt gefallen hat, empfehle uns gern weiter. Wir sagen Danke mit einem kleinen Überraschungsbonus bei deiner nächsten Buchung.“

So wird aus Kundenbindung echte Gästebindung mit Herz. Und das Schöne daran: Du bleibst deinen Gästen im Gedächtnis, weil du dich um ihr Gästewohl gekümmert hast.

Brand Story

Deine Brand Story ist der Teil deiner Gästemappe, der dich als Gastgeber greifbar macht. Hier geht’s nicht um große Worte oder perfekte Formulierungen, sondern darum, deine Geschichte zu erzählen.

Vielleicht, wie du zur Unterkunft gekommen bist. Oder warum du genau diesen Ort liebst.
Oder einfach, was dir wichtig ist, wenn Gäste bei dir ankommen.

„Als wir die alte Scheune in unsere kleine Ferienoase verwandelt haben, wussten wir: Hier sollen Menschen ankommen, durchatmen und sich willkommen fühlen.“

Solche Einblicke schaffen Nähe. Sie verwandeln deine Unterkunft von einer schönen Adresse in einen Ort mit Seele und Geschichten. Und das ist es, was bleibt, wenn der Urlaub vorbei ist und deine Gäste wieder zu Hause sind und ihren Freunden von ihrem Urlaub erzählen. Das ist alles, was zählt.

Feedback

Feedback ist kein lästiges Pflichtprogramm, sondern deine Chance, als Gastgeber weiterzuwachsen. Es zeigt dir, was gut läuft und gut ankommt … und manchmal auch, wo du nachjustieren kannst. Ehrlich und nicht durch die Blume ist Gästefeedback oft wertvoller als jede Marketinganalyse. So siehst du Möglichkeiten, wie du den Aufenthalt noch besser machen kannst. 

Aber: Feedback ist nicht nur für dich wichtig. Bewertungen sind entscheidend für andere potenzielle Gäste. Sie geben Orientierung und Vertrauen. Oft ist genau das der Punkt, der darüber entscheidet, ob deine Unterkunft gebucht wird oder nicht.

Darum lohnt es sich, aktiv dazu einzuladen. Charmant und ganz ohne Druck. Zum Beispiel so:

„Wenn dir dein Aufenthalt gefallen hat, freuen wir uns riesig über eine kurze Bewertung auf Google. Das hilft nicht nur uns, sondern auch zukünftigen Gästen, die perfekte Unterkunft zu finden.“

Mach es deinen Gästen darüber hinaus leicht, dir Feedback zu geben. Ergänze in deiner Gästemappe am besten einen QR-Code oder Link zu deinem Google-Unternehmensprofil, damit der Weg zur Bewertung so kurz wie möglich ist. Je einfacher der Klick, desto größer die Chance, dass Gäste ihn nutzen.

Und falls mal Kritik dabei ist: Sieh es als Geschenk. Eine wertschätzende Antwort zeigt, dass du dich kümmerst. Und genau das stärkt dein Gastgeber-Profil langfristig.

Zusatzleistungen

Zusatzleistungen sind das Sahnehäubchen deines Gästeerlebnisses. Sie sind kleine Extras, die zeigen, dass du mitdenkst und dich kümmerst. Daher machen sie aus einem guten Aufenthalt einen, an den man sich erinnert.

Dabei geht’s nicht um Luxus, sondern um Aufmerksamkeit. Um die kleinen Dinge, die deinen Gästen das Gefühl geben: Hier hat sich jemand wirklich Gedanken gemacht.

Das kann ein gefüllter Kühlschrank bei der Anreise sein, ein regionaler Willkommensgruß oder einfach das Angebot, Handtücher nachbestellen zu können, statt sie selbst waschen zu müssen.

Solche Gesten schaffen Nähe. Extra Kudos gibt’s für dich, wenn sie authentisch zu dir und deiner Unterkunft passen.

Zusatzleistungen sind also nicht als „Add-ons“zu verstehen, sondern als liebevolle Details, die deine Gastfreundschaft greifbar machen. Sie sagen: “Ich hab an dich gedacht.” Das ist es, was den Urlaub besonders macht und in Erinnerung bleibt.

Fazit

Du siehst, eine Gästemappe ist kein beiläufiges Beiwerk, sondern ein leiser, aber wirkungsvoller Teil deines Gastgeberseins und -erlebnisses. Sie verbindet Informationen mit Persönlichkeit, Service mit Herzlichkeit und genau das macht sie so wertvoll.

Egal, ob du sie als liebevoll gestaltete Printversion auf dem Tisch liegen hast oder als moderne digitale Variante mit interaktiven Links: Sie ist das, was von dir bleibt, wenn du gerade nicht da bist. Denn sie beantwortet Fragen, bevor sie entstehen, vermittelt Sicherheit und zeigt, dass du dich kümmerst. Das ist Gastfreundschaft, die Gäste dazu bringt, wiederzukommen.

Wenn du tiefer einsteigen möchtest, lies gern meinen Artikel Die digitale Gästemappe – warum sie unverzichtbar ist und wie du Gäste begeisterst.
Und falls du direkt loslegen willst: Auf meiner Gästemappenvorlagen-Seite findest du fertige Designs – druckfertig oder digital, mit allem, was du brauchst, um deine eigene Gästemappe zum Leben zu erwecken.